Cara Mudah Membuat Slip Gaji Karyawan dengan Excel

Slip Gaji Karyawan dengan Excel – Proses pencetakan slip gaji bisa dilakukan dengan menggunakan banyak program, salah satunya menggunakan Microsoft Excel dan website Spreadsheets. Cara yang paling umum payroll adalah menggunakan Microsoft Excel, dengan menerapkan berbagai formula hitung di kolom dan baris sel-selnya.

Membuat perhitungan gaji karyawan dengan Excel memang memudahkan pekerjaan, namun sebelum bisa menyusun slip gaji, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan, seperti membuat database karyawan, menyelesaikan perhitungan berbagai komponen penghasilan dan potongan, serta membuat daftar gaji karyawan.

Artikel ini akan membantu Anda untuk membuat payroll karyawan menggunakan Microsoft Excel secara sederhana. Cara ini cocok diikuti oleh bisnis rintisan dan UMKM dengan jumlah karyawan yang terbatas.

Apa Saja yang Perlu Ada pada Slip Gaji?

Sebelum membuat perhitungan gaji karyawan dengan Excel, ada baiknya Anda mengetahui apa saja komponen yang perlu ada pada slip gaji. Hal ini dilakukan agar ketika memulai membuat slip gaji, Anda sudah tidak bingung lagi.

  • Identitas Perusahaan: Karena slip gaji merupakan surat resmi yang dikeluarkan perusahaan, maka identitas perusahaan harus tertera dengan jelas dan lengkap pada slip gaji.
  • Identitas Karyawan: Selain identitas perusahaan, tentu saja pada slip gaji harus tertera identitas karyawan yang bersangkutan. Jenis identitas karyawan yang dicantumkan pada slip gaji menyesuaikan dengan kebutuhan, namun pada umumnya terdapat nama, jabatan / posisi, masa kerja, NPWP, dan lain sebagainya.
  • Periode / Bulan
  • Rincian Penghasilan: Rincian penghasilan pada slip gaji termasuk hal yang sangat penting karena seorang karyawan akan mengetahui berapa upah yang didapatkan, lengkap dengan detail seperti gaji pokok, tunjangan, lembur, bahkan iuran BPJS.

Keempat hal tersebut merupakan hal minimal yang harus tercantum pada slip gaji. Selain itu, slip gaji dilengkapi dengan tanda pengesahan dari pihak yang bertanggung jawab.

 

Membuat Slip Gaji Karyawan dengan Excel

Setelah mengetahui apa saja yang harus tertera pada slip gaji, Anda sudah bisa memulai membuat perhitungan gaji karyawan di program Microsoft Excel. Aplikasi buatan Microsoft ini memudahkan penggunanya membuat tabel data secara detail dan terperinci dan membuat kategori serta filter untuk pengelompokan data.

  1. Membuat Database Karyawan

Hal pertama yang harus dilakukan untuk membuat slip gaji karyawan dengan Excel adalah membuat database karyawan untuk penggajian. Database ini berguna dalam menghitung slip gaji karyawan. 

Database ini berbentuk tabel pada sheet Microsoft Excel dan memuat informasi mengenai nama karyawan, NIK, divisi, jabatan, masa kerja, status karyawan, NPWP, PTKP, jumlah cuti, total penerimaan pendapatan, dan potongan. Data-data ini merupakan informasi utama dalam perhitungan slip gaji karyawan.

  1. Rumus VLOOKUP dalam Membuat Slip Gaji

Pada pembuatan tabel database, agar hasilnya otomatis dan tidak perlu revisi manual bila ada data yang harus dirubah, cara menyelesaikannya adalah menggunakan rumus Microsoft Excel yaitu VLOOKUP.

Secara singkat, VLOOKUP merupakan salah satu rumus (function) di Microsoft Excel untuk mengambil data atau angka dari suatu tabel tertentu. Pada pembuatan perhitungan gaji karyawan dengan Excel, komponen yang dimasukkan misalnya gaji pokok, tunjangan, dan pajak. Rumus VLOOKUP juga bisa digunakan pada data gaji pokok, uang transport, dan uang makan.

Mari simak dari contoh di bawah ini:

Rumus VLOOKUP dalam Membuat Slip Gaji
Sumber: kerjoo.com

Pada tabel di atas, gaji pokok berada di kolom ketiga. Dengan menggunakan VLOOKUP, gaji Anda akan otomatis terisi pada kolom berdasarkan data di tabel acuan.

Simak contoh perhitungannya:

Rumus dasar VLOOKUP

=VLOOKUP([kolom acuan],[tabel acuan],[kolom],0)

Untuk sejumlah versi, pemisahnya adalah tanda ; (titik koma).

  1. Membuat Form Perhitungan BPJS

Salah satu komponen yang wajib ada pada slip gaji adalah BPJS. Oleh karena itu, dalam menghitung gaji karyawan dengan Excel, database perhitungan BPJS harus dihitung dalam sheet dan form terpisah. Untungnya, form ini hanya dibuat sekali dan hanya diperbaharui jika ada perubahan gaji atau perubahan jumlah iuran BPJS yang ditetapkan pemerintah.

Untuk membuat form perhitungan BPJS, buat tabel dengan rincian iuran sesuai tarif, baik yang berupa tunjangan dibayar perusahaan maupun potongan gaji ditanggung karyawan. Kemudian jumlahkan, lalu masing-masing dari tabel tersebut menjadi tunjangan BPJS dan potongan BPJS.

  1. Menyusun Slip Gaji

Selanjutnya, buatlah formulir slip gaji karyawan dengan Excel. Kalau Anda sudah memiliki daftar database gaji karyawan, bagian ini tidaklah sulit, karena yang harus dilakukan untuk membuat slip gaji adalah memasukkan data dari database karyawan ke dalam form slip gaji. 

Tambahkan kolom penghasilan karyawan berupa gaji pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan BPJS secara bersamaan. Setelah itu, tambahkan entri kolom potongan untuk iuran BPJS, potongan koperasi karyawan, dan PPh 21. Jumlahkan semua potongan tersebut, lalu kurangi total pendapatan. 

THP (Take Home Pay)karyawan yang harus dibayarkan adalah hasil dari potongan ini. Verifikasi kembali bahwa THP yang ada di daftar gaji karyawan sesuai dengan jumlah THP yang ada di slip gaji karyawan.

Departemen penggajian perusahaan akan menangani gaji karyawan setiap bulannya. Hal-hal yang berhubungan dengan gaji sangat penting dan harus ditangani secara metodis. Salah satu cara yang mudah dilakukan untuk masalah ini adalah membuat slip slip gaji karyawan dengan Excel. Semua ini akan memudahkan Anda dalam mengelola slip gaji, terlebih caranya pun praktis. Selamat mencoba.